إدارة الإيجارات: إكسل أم تطبيق؟ ما يتقنه كلٌّ منهما، وعلامات تقول إنّ وقت الانتقال حان

ابدأ بالعقود السارية وحدها — أضف عقاراً وعقداً واحداً في اجارات، وستظهر دفعاته وسنداته وكشف مستأجره، وأبقِ جدولك القديم مرجعاً حتى تطمئنّ. ابدأ مجّاناً بعقار وأربع وحدات.

أنشئ حسابك مجّاناًجرّب بدون حساب

ما يتقنه الإكسل — بصراحة

الإكسل ليس خطأ. هو مجّانيّ أو شبه مجّانيّ، ومرن تبني فيه ما تريد، ويعمل دون إنترنت، وأغلب الملّاك يعرفونه. ولمالك بشقّة أو شقّتين يقبض نقداً أو تحويلاً كلّ شهر، قد يكون جدول من ورقة واحدة كلّ ما يحتاجه. ونحن نوزّع جدول إكسل مجّانيّاً لمتابعة الإيجارات لهذا السبب.

إدارة الإيجارات بالإكسل أم بتطبيق: المقارنة في عشرة بنود

سبع علامات تقول إنّ وقت الانتقال من الإكسل حان

1. نسيت شيكاً حلّ موعده ولم تودعه، أو اكتشفت متأخّراً بعد أسابيع.
2. سألك مستأجر «كم عليّ؟» واحتجت ربع ساعة لتجيبه.
3. اختلف الجدول مع حسابك البنكيّ ولم تعرف أين الفرق.
4. صار عندك أكثر من ملفّ: واحد لكلّ عقار، أو نسخة عندك وأخرى عند شريكك.
5. طلب مستأجر سنداً بدفعة قديمة ولم تجد ما يثبتها.
6. تكتب الدفعة نفسها مرّتين: مرّة في الجدول ومرّة في دفتر السندات.
7. تؤجّل تحديث الجدول إلى آخر الشهر، فيتراكم ما لم يُسجَّل.

علامة واحدة لا تعني شيئاً. ثلاث علامات أو أكثر تعني أنّ الوقت الذي يأخذه الجدول منك أصبح أغلى من أيّ اشتراك.

كيف تنتقل من الإكسل إلى تطبيق دون إعادة كتابة

الانتقال لا يعني أن تبدأ من الصفر. في اجارات طريقتان:

1. ابدأ بالعقود السارية وحدها: أضف كلّ عقار ووحداته، ثمّ العقود السارية اليوم، ثمّ سجّل ما قبضته قبل اليوم بخطوة واحدة من قائمة الدفعات، فيبدأ كلّ كشف من رصيده الصحيح. وأبقِ جدولك القديم مرجعاً للتاريخ.
2. أو انقل تاريخك كاملاً بملفّ إكسل: من نسخة الويب، في شاشة النسخ الاحتياطيّ، نزّل قالب الاستيراد الفارغ. فيه أعمدة التصدير نفسها، وقوائم منسدلة لكلّ حقل خياراته محدودة، وورقة «دليل» تشرح كلّ عمود بمثال. عبّئه من جدولك، ثمّ استورده. الاستيراد يضيف الجديد ويحدّث القائم، ولا يحذف شيئاً.

وإن بقيت على الإكسل: أربع قواعد تحميك

• صفّ لكلّ دفعة لا لكلّ مستأجر، بتاريخ استحقاقها ومبلغها وما دُفع منها.
• احمِ أعمدة الصيغ من التعديل، حتى لا يمحو إدخال خاطئ المجموع.
• ورقة للشيكات منفصلة برقم الشيك وبنكه وتاريخه وحالته: معلّق أو محصَّل أو مرتجع.
• نسخة احتياطيّة كلّ شهر باسم يحمل التاريخ، خارج الجهاز نفسه.

كلّ هذا مبنيّ مسبقاً في جدول متابعة الإيجارات المجّانيّ: ورقة للدفعات بحالة تُحسب وحدها، وورقة للشيكات، وملخّص يتحدّث تلقائيّاً.

برنامج إدارة عقارات بدل الإكسل: ماذا تختار؟

إن قرّرت الانتقال، فاختر برنامجاً يبدأ من العقد لا من القيد، ويعرف الشيكات المؤجّلة، ويصدر سنداً لكلّ قبض، ويعمل على جوّالك. ما يفعله اجارات بالتفصيل في برنامج إدارة العقارات، ولملّاك الأردن في برنامج إدارة عقارات في الأردن، والمقارنة بين الخيارات العربيّة كلّها، بما فيها متى لا يناسبك اجارات، في أفضل برامج إدارة العقارات: مقارنة صريحة.